Laut AIMA sollten Antragsteller, die die Online-Kontaktformulare der Behörde nutzen, sicherstellen, dass Schreibweise, Reihenfolge und Formatierung ihrer Namen in allen Dokumenten identisch sind, bevor sie Anfragen nach Informationen oder Klarstellungen einreichen.

Die Behörde warnt davor, dass Abweichungen zwischen Reisepässen, Aufenthaltsvisa und Begleitunterlagen dazu führen können, dass Anträge für weitere Überprüfungen markiert werden, was die Bearbeitung verzögern oder die Antragsteller dazu verpflichten könnte, zusätzliche Unterlagen zur Bestätigung ihrer Identität vorzulegen.

Dieses Problem betrifft insbesondere Antragsteller aus Ländern, in denen andere Namenskonventionen gelten als in Portugal üblich, wie beispielsweise mehrere Nachnamen, zusammengesetzte Familiennamen und Abweichungen in der Reihenfolge der Vornamen, was bei der Übertragung von Informationen zwischen unterschiedlichen Verwaltungssystemen zu Unstimmigkeiten führen kann.

Leitfaden

Die Hinweise gelten für Anträge auf Aufenthaltsgenehmigungen im Rahmen der Mobilität der Gemeinschaft der portugiesischsprachigen Länder (CPLP), für andere Aufenthaltsvisa, einschließlich solcher für hochqualifizierte Fachkräfte, sowie für Anträge auf Visumsverlängerung.

Laut „Público Brazil“ werden Anträge mit korrekten Angaben in der Regel schneller bearbeitet. Die AIMA rät Antragstellern zudem, vor dem Absenden eines Antrags zu überprüfen, ob alle erforderlichen Dokumente korrekt hochgeladen wurden, und weist darauf hin, dass das Online-Kontaktformular Größenbeschränkungen unterliegt.

Sollten bereits Unstimmigkeiten bestehen, werden Antragsteller dazu aufgefordert, die AIMA so früh wie möglich zu benachrichtigen und Belege vorzulegen, aus denen hervorgeht, dass sich die verschiedenen Dokumente auf dieselbe Person beziehen.

Darüber hinaus erklärte die Behörde, dass die Korrektur von Fehlern zu Beginn als einfacher angesehen wird als die Beantragung von Änderungen, sobald ein Antrag bereits in die Bearbeitungsphase eingetreten ist.

Wiederherstellungsmaßnahme

Diese Erinnerung ist Teil der Bemühungen der AIMA, die Kommunikation mit Einwanderern über ihre digitalen Kanäle zu verbessern, da sie zunehmend auf soziale Medien zurückgreift, um Informationen bereitzustellen und Nutzer online zu unterstützen. Dies trägt dazu bei, den Druck auf die telefonischen Supportdienste zu verringern, die häufig wegen langer Wartezeiten kritisiert wurden.

Die Behörde reagierte auf Beschwerden über ihre Leistung mit dem Hinweis, dass der Anteil der Beschwerden trotz eines deutlichen Anstiegs der Zahl der bearbeiteten Fälle gesunken sei.

Offiziellen Zahlen zufolge machten Beschwerden in den ersten vier Monaten des Jahres 2025 rund 0,012 Prozent der Bearbeitungsfälle aus, verglichen mit etwa 0,007 Prozent im gleichen Zeitraum des Jahres 2026.

Die Behörde hob zudem Fortschritte bei der Aufarbeitung des Rückstands hervor und erklärte, sie habe rund eine Million anhängige Fälle bearbeitet, mehr als 771.000 Termine durchgeführt und über 500.000 Aufenthaltsgenehmigungskarten ausgestellt.

Darüber hinaus fügte die AIMA hinzu, dass sie ihre Dienstleistungen weiter verbessere und kürzlich eine öffentliche Ausschreibung im Wert von 208.000 Euro zur Entwicklung eines neuen Online-Portals für Einwanderer gestartet habe.

Derzeit stellt die Behörde 46 Mitarbeiter ein, darunter 21 technische Assistenten und 25 höhere technische Sachbearbeiter.