Gezien de toegang van het land tot de markt van de Europese Unie, de goed ontwikkelde infrastructuur, het bloeiende ecosysteem voor start-ups en het relatief gunstige ondernemingsklimaat, zou het land zeker op de lijst moeten staan van locaties die buitenlanders die een bedrijf willen oprichten, in overweging moeten nemen. Aan de andere kant komt het internationaal runnen van een bedrijf met meer kijken dan alleen het bedenken van een nieuw ondernemingsidee en het registreren van je bedrijfsnaam. Je verdiepen in de rechtsvorm van het bedrijf, de benodigde documenten die moeten worden ingediend, belastingverplichtingen en de administratieve formaliteiten zijn allemaal cruciale stappen die je moet doorlopen voordat je je aan een zakelijke onderneming wijdt.

Voor ondernemers die overwegen een bedrijf in Portugal te registreren, verloopt het proces veel soepeler wanneer elke fase in de juiste volgorde wordt gepland.

Waarom buitenlandse ondernemers voor Portugal kiezen

Portugal is de toegangspoort waarmee een bedrijf de hele markt van de Europese Unie kan betreden en kan blijven profiteren van een ondernemingsklimaat dat uitermate geschikt is voor zowel binnenlandse als buitenlandse spelers. Zowel Lissabon als Porto hebben zeer sterke ecosystemen opgebouwd rond technologie, toerisme, professionele dienstverlening en start-ups, terwijl andere regio’s diverse operationele kosten en andere mogelijkheden bieden.

Oprichters van start-ups uit de hele wereld kunnen profiteren van de volwassen sectoren op het gebied van bankwezen, juridische dienstverlening, boekhouding en bedrijfsdienstverlening in Portugal. Het land valt onder de EU-regelgeving en kan de hoofdvestiging worden van een onderneming die op de lange termijn zaken wil doen met Europese klanten of partners.

Dat gezegd hebbende, moet de beslissing om een bedrijf in Portugal op te zetten echt afhangen van de aard van de onderneming. Doelgroep, omzetprognoses, personeelsbehoeften, belastingregels en de keuze van de oprichter met betrekking tot zijn of haar woonplaats zijn enkele factoren die vooraf moeten worden geanalyseerd.

De juiste bedrijfsstructuur kiezen

Het kiezen van de juiste rechtsvorm is een van de eerste beslissingen die een bedrijf moet nemen. Meestal wordt de keuze voor een geschikte optie bepaald door factoren zoals het aantal zakenpartners (aandeelhouders), toekomstige investeringsplannen, de verdeling van managementfuncties en de mate van aansprakelijkheidsbescherming die een bedrijf nodig heeft.

In Portugal is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (Sociedade por Quotas Ltda.) een populaire keuze, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Naast de bescherming die een afzonderlijke rechtspersoon biedt, kan een bedrijf zijn activiteiten uitvoeren met één aandeelhouder of met meerdere aandeelhouders gezamenlijk.

Oprichters kunnen een weloverwogen keuze maken als ze, naast de initiële opzet, rekening houden met meer factoren die bepalend zijn voor de geschiktheid van een structuur, zoals het naleven van de vereisten inzake boekhouding, corporate governance, belastingheffing, aandeelhoudersafspraken en toekomstige investeringsbehoeften.

Wat houdt het registratieproces in?

De stappen die nodig zijn om deze taak te volbrengen, kunnen enigszins verschillen afhankelijk van de situatie van het bedrijf, maar doorgaans moeten buitenlandse ondernemers een aantal documenten gereed hebben om hun identiteit te bevestigen en de belangrijke kenmerken van het bedrijf vast te stellen, zoals de naam, de fysieke vestigingsplaats, de bedrijfsactiviteiten, de investeerders (aandeelhouders) en de besluitvormers (het management).

Een in Portugal afgegeven fiscaal identificatienummer is een van die essentiële documenten die nodig zijn in verschillende stadia van financiële, sociale en administratieve procedures. In sommige gevallen kunnen naast de bovengenoemde documenten ook aanvullende documentatie of juridische vertegenwoordiging vereist zijn, afhankelijk van de positie en status van de oprichter.

Nadat alle benodigde gegevens en documenten klaar zijn, kan het bedrijf de formele documenten indienen, een aantal noodzakelijke oprichtings- en registratieprocedures doorlopen, enz. De oprichting is niet het einde; er zijn veel zaken na de oprichting die uw aandacht vereisen, zoals belastingregistratie, het opzetten van de boekhouding, registratie bij de sociale zekerheid, het openen van bedrijfsrekeningen en het rapporteren van begunstigden.

Dit betekent dat u de procedure voor de registratie van een bedrijf niet moet zien als louter een administratieve stap waarbij formulieren moeten worden ingevuld. Het oprichten van een bedrijf is slechts het eerste deel; u moet er bovendien voor zorgen dat aan al uw wettelijke verplichtingen correct wordt voldaan gedurende de gehele levensduur van het bedrijf.

Belastingzaken en naleving moeten vroeg worden gepland

Belastingzaken moeten vóór de oprichting worden geregeld, en niet pas wanneer het bedrijf activiteiten gaat ontplooien. De belastingverplichtingen van een bedrijf kunnen worden bepaald door de rechtsvorm, de aard van de bedrijfsactiviteiten, de omzet, de omvang van het personeelsbestand en of de eigenaar(s) van het bedrijf fiscaal ingezetenen zijn.

Het kan nodig zijn dat het bedrijf zich bezighoudt met vennootschapsbelasting, btw, loonadministratie, sociale zekerheid en financiële verslaglegging. Bedrijfswetgeving is aan verandering onderhevig; daarom kan het tot onnodige problemen leiden als u vertrouwt op online bronnen en verouderde informatie.

Lokale Portugese juridische en auditdeskundigen kunnen ondernemers helpen vaststellen welke registraties en kennisgevingen in hun specifieke geval vereist zijn. Dit soort advies is vooral nuttig voor buitenlanders die wellicht niet op de hoogte zijn van de Portugese administratieve formaliteiten.

Veelvoorkomende uitdagingen voor internationale oprichters

Het is niet ongebruikelijk dat buitenlanders die in een ander land een bedrijf starten, te maken krijgen met praktische uitdagingen waar lokale oprichters geen rekening mee hoeven te houden: verschillende taalculturen, de moeite om een identificatienummer te verkrijgen of het gedoe met het doorgronden van documentatieprocedures, het openen van zakelijke bankrekeningen en het omgaan met diverse overheidsinstanties kunnen de ervaring behoorlijk overweldigend maken.

Een andere veelgemaakte fout is dat men alleen kijkt naar de eenmalige registratiekosten, zonder rekening te houden met toekomstige nalevingskosten. Het is gebleken dat de boekhouding en belastingaangiften, de regeling van de statutaire zetel, de salarisadministratie en adviesdiensten uiteindelijk allemaal kunnen worden meegerekend in de reguliere bedrijfskosten van de onderneming.

Daarom moet een bedrijfsplan dat daadwerkelijk op de realiteit is gebaseerd, ook de kosten van de oprichting van het bedrijf en de kosten van terugkerende verplichtingen omvatten. De ondernemer wordt zo bewust gemaakt van de volledige omvang van het runnen van een bedrijf in Portugal.

De volgende stap zetten met een betere voorbereiding

Ondernemers die ICON Partners willen bezoeken of met hun professionele adviseur willen spreken voordat ze hun bedrijf starten, doen er goed aan om van tevoren dienstverleners te zoeken en de vragen die ze willen stellen te formuleren, zodat het adviesgesprek zo effectief mogelijk verloopt. Het doel moet niet zijn om de registratie zo snel mogelijk af te ronden, maar om een structuur te creëren die aansluit bij de langetermijnplannen van het bedrijf.

Portugal biedt internationale ondernemers een solide Europese voet aan de grond; een grondige voorbereiding is echter bepalend voor een succesvolle oprichting van een bedrijf. Zodra u weet wat de gekozen bedrijfsvorm inhoudt, hoe de verschillende documenten worden opgesteld en bewaard, wat uw fiscale aansprakelijkheid is en wat u allemaal moet doen nadat het bedrijf is geregistreerd, bent u veel beter in staat om de juiste keuzes te maken en uzelf onnodige problemen te besparen.

Met een goede planning en deskundig advies zou het opstarten van uw bedrijf in Portugal een weloverwogen zakelijke stap moeten zijn en geen complexe administratieve last.