Dado el acceso del país al mercado de la Unión Europea, su infraestructura bien desarrollada, un ecosistema de startups en pleno auge y un entorno empresarial relativamente favorable, este país debería figurar sin duda en la lista de destinos a tener en cuenta para los extranjeros que deseen crear una empresa. Por otro lado, dirigir una empresa a nivel internacional es algo más que simplemente tener una nueva idea de negocio y registrar el nombre de la empresa. Familiarizarse con la forma jurídica de la empresa, los documentos que hay que presentar, las obligaciones fiscales y los trámites administrativos son pasos fundamentales que hay que dar antes de lanzarse a una aventura empresarial.

Para los emprendedores que estén considerando registrar una empresa en Portugal, el proceso resulta mucho más sencillo cuando cada etapa se planifica en el orden adecuado.

Por qué los emprendedores extranjeros se decantan por Portugal

Portugal es la puerta de entrada a través de la cual una empresa puede acceder a todo el mercado de la Unión Europea y seguir disfrutando de un clima empresarial muy adecuado tanto para los actores nacionales como para los extranjeros. Tanto Lisboa como Oporto han creado ecosistemas realmente sólidos en torno a la tecnología, el turismo, los servicios profesionales y las startups, y otras zonas pueden ofrecer diversos costes operativos y otras opciones.

Los fundadores de startups de todo el mundo pueden beneficiarse del maduro sector de servicios bancarios, jurídicos, contables y corporativos de Portugal. El país se rige por la normativa de la UE y puede convertirse en la sede de una empresa que desee hacer negocios con clientes o socios europeos a largo plazo.

Dicho esto, la decisión de establecer una empresa en Portugal debería depender realmente de la naturaleza de la misma. Los clientes objetivo, las previsiones de facturación, las necesidades de personal, la fiscalidad y la elección del fundador en cuanto a su lugar de residencia son algunos de los factores que deben analizarse de antemano.

Elección de la estructura empresarial adecuada

La selección de la entidad jurídica adecuada es una de las primeras decisiones que debe tomar una empresa. Por lo general, la elección de la opción más adecuada viene determinada por factores como el número de socios (accionistas), los planes de inversión futuros, la distribución de las funciones de gestión y el grado de protección frente a la responsabilidad que necesita la empresa.

En Portugal, la sociedad de responsabilidad limitada (Sociedade por Quotas Ltda.) es una opción muy habitual, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Además de la protección que ofrece la personalidad jurídica independiente, una sociedad puede llevar a cabo sus operaciones con un único accionista o con varios accionistas de forma colectiva.

Los fundadores podrán tomar una decisión informada si, además de la configuración inicial, se tienen en cuenta otros factores que determinarán la idoneidad de una estructura, por ejemplo, el cumplimiento de los requisitos de contabilidad corriente, de gobierno corporativo, fiscales, los acuerdos entre accionistas y las necesidades de inversión futuras.

¿En qué consiste el proceso de registro?

Los pasos necesarios para llevar a cabo el proceso pueden variar ligeramente en función de la situación de la empresa, pero, por lo general, los empresarios extranjeros deben preparar una serie de documentos para confirmar su identidad y definir las características importantes de la empresa, como su denominación social, la ubicación física de la sede, los ámbitos de actividad, los inversores (accionistas) y los responsables de la toma de decisiones empresariales (dirección).

El número de identificación fiscal expedido en Portugal es uno de esos documentos clave que se necesitan en diferentes etapas de los trámites financieros, sociales y administrativos. En algunos casos, además de los mencionados anteriormente, también podría requerirse más documentación o representación legal, dependiendo de la posición y la situación del fundador.

Una vez que se disponga de todos los datos y documentos necesarios, la empresa podrá presentar la documentación oficial, llevar a cabo una serie de trámites de constitución y registro necesarios, etc. La constitución no es el final; hay muchos asuntos posteriores a la constitución que requieren su atención, como la inscripción fiscal, la puesta en marcha de la contabilidad, la inscripción en la Seguridad Social, la apertura de cuentas de la empresa y la notificación de los beneficiarios.

Esto significa que no debe considerar el procedimiento de registro de la empresa como un mero trámite administrativo de cumplimentación de formularios. La creación de una empresa es solo la primera parte, y aún debe asegurarse de que todas sus obligaciones legales se cumplan adecuadamente a lo largo de toda la vida de la empresa.

Los aspectos fiscales y de cumplimiento normativo deben planificarse con antelación

Las cuestiones fiscales deben abordarse antes de la constitución de la sociedad, y no cuando esta comience a desarrollar su actividad. Las obligaciones fiscales de una empresa pueden venir determinadas por su forma jurídica, la naturaleza de su actividad, su volumen de negocio, el tamaño de su plantilla y si el propietario o propietarios de la empresa son residentes fiscales.

Puede ser necesario que la empresa se ocupe del impuesto de sociedades, el IVA, las nóminas, la Seguridad Social y la información financiera. La legislación mercantil está sujeta a cambios; por lo tanto, basarse en fuentes en línea e información desactualizada podría acarrear problemas innecesarios.

Los expertos locales portugueses en materia jurídica y de auditoría pueden ayudar a los emprendedores a determinar qué registros y notificaciones son necesarios en su caso concreto. Este tipo de asesoramiento resulta especialmente útil para los extranjeros que quizá no conozcan los trámites administrativos portugueses.

Retos habituales para los fundadores internacionales

No es raro que los extranjeros que se aventuran a emprender un negocio en otro país se enfrenten a retos prácticos con los que los fundadores locales ni siquiera tienen que lidiar: las diferencias culturales y lingüísticas, las dificultades para obtener un número de identificación o la complejidad de comprender los trámites de documentación, la apertura de cuentas bancarias empresariales y el trato con diversos organismos públicos pueden hacer que la experiencia resulte bastante abrumadora.

Otro error clásico es fijarse únicamente en los gastos de registro puntuales sin tener en cuenta los futuros costes de cumplimiento normativo. Se ha puesto de manifiesto que la contabilidad y las declaraciones fiscales, la gestión del domicilio social, la administración de las nóminas y los servicios de consultoría podrían acabar formándose parte de los gastos operativos habituales de la empresa.

Por consiguiente, un plan de negocio que se base realmente en la realidad también debe cubrir el coste de la constitución de la empresa y el de las obligaciones recurrentes. De este modo, el empresario se da cuenta del alcance total de lo que supone dirigir un negocio en Portugal.

Dar el siguiente paso con una mejor preparación

Para los emprendedores que deseen visitar ICON Partners o hablar con su asesor profesional antes de poner en marcha su negocio, es recomendable buscar proveedores de servicios y preparar las preguntas con antelación para que la consulta resulte más eficaz. El objetivo no debe ser simplemente completar el registro lo antes posible, sino crear una estructura que se adapte a los planes a largo plazo de la empresa.

Portugal ofrece a los emprendedores internacionales un sólido punto de apoyo en Europa; sin embargo, una preparación minuciosa es lo que distingue a una constitución de empresa exitosa. Una vez que conozcas lo que implica la forma jurídica elegida, cómo se preparan y conservan los distintos documentos y cuál será tu responsabilidad fiscal, además de saber todo lo que debes hacer tras el registro de la empresa, estarás en una posición mucho mejor para tomar las decisiones correctas y ahorrarte problemas innecesarios.

Con una planificación adecuada y el asesoramiento de expertos, poner en marcha su negocio en Portugal debería convertirse en una decisión empresarial bien meditada y no en una compleja carga administrativa.