Biorąc pod uwagę dostęp tego kraju do rynku Unii Europejskiej, dobrze rozwiniętą infrastrukturę, dynamicznie rozwijający się ekosystem start-upów oraz stosunkowo sprzyjające warunki prowadzenia działalności gospodarczej, kraj ten zdecydowanie powinien znaleźć się na liście miejsc wartych rozważenia przez obcokrajowców pragnących założyć własną firmę. Z drugiej strony prowadzenie firmy na arenie międzynarodowej to coś więcej niż tylko wymyślenie nowego pomysłu na przedsięwzięcie i zarejestrowanie nazwy firmy. Zapoznanie się z formą prawną spółki, dokumentami, które należy złożyć, zobowiązaniami podatkowymi oraz formalnościami administracyjnymi to bardzo ważne kroki, które należy wykonać przed zaangażowaniem się w przedsięwzięcie biznesowe.

Dla przedsiębiorców rozważających rejestrację firmy w Portugalii proces ten staje się znacznie łatwiejszy, gdy każdy etap jest zaplanowany we właściwej kolejności.

Dlaczego zagraniczni przedsiębiorcy wybierają Portugalię

Portugalia stanowi bramę, dzięki której firma może uzyskać dostęp do całego rynku Unii Europejskiej i nadal korzystać z klimatu biznesowego bardzo sprzyjającego zarówno podmiotom krajowym, jak i zagranicznym. Lizbona, a także Porto, stworzyły naprawdę silne ekosystemy skupione wokół technologii, turystyki, usług profesjonalnych i start-upów, a inne regiony oferują zróżnicowane koszty operacyjne i inne możliwości.

Założyciele start-upów z całego świata mogą skorzystać z dobrze rozwiniętego sektora usług bankowych, prawnych, księgowych i korporacyjnych w Portugalii. Kraj ten podlega przepisom UE i może stać się siedzibą firmy, która w dłuższej perspektywie chce prowadzić działalność z europejskimi klientami lub partnerami.

Należy jednak pamiętać, że decyzja o założeniu firmy w Portugalii powinna zależeć przede wszystkim od charakteru przedsięwzięcia. Docelowi klienci, prognozy obrotów, zapotrzebowanie na personel, opodatkowanie oraz wybór założyciela dotyczący miejsca zamieszkania to tylko niektóre z czynników, które należy wcześniej przeanalizować.

Wybór odpowiedniej formy prawnej

Wybór odpowiedniej formy prawnej jest jedną z pierwszych decyzji, jakie musi podjąć firma. Zazwyczaj wybór odpowiedniej opcji wynika z takich czynników, jak liczba partnerów biznesowych (udziałowców), przyszłe plany inwestycyjne, podział ról zarządczych oraz stopień ochrony przed odpowiedzialnością, jakiej potrzebuje firma.

W Portugalii popularnym wyborem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sociedade por Quotas Ltda.), zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Oprócz ochrony wynikającej z osobowości prawnej spółka może prowadzić działalność z jednym udziałowcem lub wspólnie z kilkoma udziałowcami.

Założyciele mogą dokonać świadomego wyboru, jeśli oprócz początkowej konfiguracji wezmą pod uwagę więcej czynników, które będą decydować o odpowiedniości danej struktury, np. zgodność z bieżącą rachunkowością, wymogi dotyczące ładu korporacyjnego, opodatkowanie, ustalenia między udziałowcami oraz przyszłe wymagania inwestycyjne.

Na czym polega proces rejestracji?

Kroki niezbędne do realizacji tego zadania mogą się nieznacznie różnić w zależności od sytuacji spółki, ale zazwyczaj przedsiębiorcy zagraniczni muszą przygotować pewne dokumenty w celu potwierdzenia swojej tożsamości oraz określić istotne cechy spółki, takie jak jej nazwa, fizyczna lokalizacja siedziby, obszary działalności gospodarczej, inwestorzy (udziałowcy) oraz osoby podejmujące decyzje biznesowe (kierownictwo).

Numer identyfikacji podatkowej wydany w Portugalii jest jednym z kluczowych dokumentów wymaganych na różnych etapach procedur finansowych, społecznych i administracyjnych. W niektórych przypadkach, w zależności od pozycji i statusu założyciela, oprócz wyżej wymienionych dokumentów może być również wymagana dodatkowa dokumentacja lub reprezentacja prawna.

Po przygotowaniu wszystkich niezbędnych danych i dokumentów firma może złożyć formalne dokumenty, przejść szereg niezbędnych procedur związanych z założeniem i rejestracją itp. Założenie spółki nie jest końcem; wiele spraw po jej założeniu wymaga Twojej uwagi, takich jak rejestracja podatkowa, uruchomienie księgowości, rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych, otwarcie rachunków firmowych oraz zgłaszanie beneficjentów.

Oznacza to, że nie należy postrzegać procedury rejestracji spółki jedynie jako jednego etapu wypełniania formularzy administracyjnych. Utworzenie spółki to zaledwie pierwszy krok, a Państwo muszą nadal zadbać o to, by wszystkie zobowiązania prawne były właściwie wypełniane przez cały okres działalności spółki.

Kwestie podatkowe i zgodność z przepisami należy zaplanować z wyprzedzeniem

Kwestie podatkowe należy załatwić przed rejestracją spółki, a nie dopiero wtedy, gdy firma rozpocznie działalność. Zobowiązania podatkowe spółki mogą zależeć od jej formy prawnej, charakteru działalności, obrotów, wielkości zatrudnienia oraz tego, czy właściciel(e) spółki są rezydentami podatkowymi.

Spółka może być zobowiązana do rozliczania się z podatku dochodowego od osób prawnych, podatku VAT, składek na ubezpieczenie społeczne oraz do sporządzania sprawozdań finansowych. Przepisy prawa gospodarczego ulegają zmianom, dlatego poleganie na źródłach internetowych i nieaktualnych informacjach może prowadzić do niepotrzebnych problemów.

Lokalni portugalscy eksperci prawni i audytorzy mogą pomóc przedsiębiorcom w ustaleniu, jakie rejestracje i zgłoszenia są wymagane w ich konkretnym przypadku. Tego rodzaju doradztwo jest szczególnie pomocne dla obcokrajowców, którzy mogą nie znać portugalskich formalności administracyjnych.

Typowe wyzwania dla międzynarodowych założycieli

Często zdarza się, że obcokrajowcy rozpoczynający działalność gospodarczą w innym kraju napotykają praktyczne wyzwania, z którymi lokalni założyciele w ogóle nie muszą się zmagać: różnice kulturowe i językowe, trudności z uzyskaniem numeru identyfikacyjnego lub kłopoty związane ze zrozumieniem procedur dokumentacyjnych, zakładaniem firmowych rachunków bankowych oraz kontaktowaniem się z różnymi urzędami mogą sprawić, że całe to doświadczenie będzie dość przytłaczające.

Innym klasycznym błędem jest skupianie się wyłącznie na jednorazowych kosztach rejestracji, bez uwzględnienia przyszłych opłat związanych z przestrzeganiem przepisów. Okazuje się, że księgowość i rozliczenia podatkowe, organizacja siedziby firmy, obsługa listy płac oraz usługi doradcze mogą ostatecznie zostać zaliczone do regularnych kosztów operacyjnych firmy.

W związku z tym biznesplan, który jest rzeczywiście oparty na rzeczywistości, powinien uwzględniać zarówno koszty założenia firmy, jak i koszty zobowiązań cyklicznych. Przedsiębiorca musi zdać sobie sprawę z pełnego zakresu prowadzenia działalności gospodarczej w Portugalii.

Kolejny krok dzięki lepszemu przygotowaniu

Przedsiębiorcy, którzy chcą odwiedzić ICON Partners lub porozmawiać ze swoim profesjonalnym doradcą przed rozpoczęciem działalności, powinni poszukać usługodawców i z wyprzedzeniem przemyśleć pytania, aby konsultacja była bardziej efektywna. Celem nie powinno być jedynie jak najszybsze zakończenie rejestracji, ale raczej stworzenie struktury, która będzie odpowiadać długoterminowym planom firmy.

Portugalia oferuje międzynarodowym przedsiębiorcom solidną bazę w Europie; jednak to właśnie dokładne przygotowanie decyduje o sukcesie przy zakładaniu firmy. Gdy już dowiesz się, z czym wiąże się wybrana forma działalności, w jaki sposób przygotowuje się i przechowuje różne dokumenty oraz jakie będą Twoje zobowiązania podatkowe, a także poznasz wszystkie czynności, które należy wykonać po zarejestrowaniu firmy, będziesz w znacznie lepszej sytuacji, by dokonać właściwych wyborów i oszczędzić sobie niepotrzebnych kłopotów.

Dzięki odpowiedniemu planowaniu i fachowemu doradztwu rozpoczęcie działalności w Portugalii powinno stać się przemyślanym posunięciem biznesowym, a nie skomplikowanym obciążeniem administracyjnym.