Grazie all’accesso al mercato dell’Unione Europea, alle infrastrutture ben sviluppate, a un ecosistema delle startup in forte espansione e a un clima imprenditoriale relativamente favorevole, il Paese dovrebbe sicuramente figurare nell’elenco delle destinazioni da prendere in considerazione per gli stranieri che desiderano avviare un’impresa. D'altra parte, gestire un'azienda a livello internazionale non si limita semplicemente a trovare una nuova idea imprenditoriale e a registrare la ragione sociale. Comprendere la forma giuridica della società, i documenti necessari da presentare, gli obblighi fiscali e le formalità amministrative sono tutti passaggi fondamentali che è necessario compiere prima di impegnarsi in un'iniziativa imprenditoriale.

Per gli imprenditori che intendono registrare una società in Portogallo, il processo diventa molto più semplice se ogni fase viene pianificata nel giusto ordine.

Perché gli imprenditori stranieri scelgono il Portogallo

Il Portogallo è la porta d’accesso attraverso la quale un’azienda può entrare nell’intero mercato dell’Unione Europea e continuare a beneficiare di un clima imprenditoriale particolarmente favorevole sia agli operatori nazionali che a quelli stranieri. Sia Lisbona che Porto hanno sviluppato ecosistemi molto solidi nei settori della tecnologia, del turismo, dei servizi professionali e delle startup, mentre altre aree offrono costi operativi diversificati e ulteriori opzioni.

I fondatori di startup provenienti da tutto il mondo potrebbero trarre vantaggio dal settore maturo dei servizi bancari, legali, contabili e societari del Portogallo. Il Paese rientra nelle normative dell’UE e può diventare la sede centrale di un’azienda che intenda operare con clienti o partner europei nel lungo periodo.

Detto questo, la decisione di avviare un’attività in Portogallo dovrebbe dipendere in primo luogo dalla natura dell’impresa. I clienti target, le proiezioni di fatturato, il fabbisogno di personale, la fiscalità e la scelta del fondatore riguardo al proprio luogo di residenza sono alcuni dei fattori da analizzare preventivamente.

Scegliere la struttura aziendale adeguata

La scelta della forma giuridica adeguata è una delle prime decisioni che un’impresa deve prendere. Di norma, la scelta dell’opzione più adatta è determinata da fattori quali il numero di soci, i piani di investimento futuri, l’assetto dei ruoli dirigenziali e il grado di protezione dalla responsabilità di cui la società ha bisogno.

In Portogallo, la società a responsabilità limitata (Sociedade por Quotas Ltda.) è una scelta diffusa, soprattutto per le piccole e medie imprese. Oltre alla protezione offerta dalla personalità giuridica separata, una società può svolgere la propria attività con un unico azionista o con più azionisti che agiscono collettivamente.

I fondatori possono effettuare una scelta informata se, oltre alla configurazione iniziale, vengono presi in considerazione ulteriori fattori che determineranno l’idoneità di una struttura, ad esempio il rispetto degli obblighi contabili, i requisiti di governance societaria, la fiscalità, gli accordi tra azionisti e le future esigenze di investimento.

In cosa consiste il processo di registrazione?

I passaggi necessari per portare a termine l’operazione potrebbero variare leggermente a seconda della situazione della società, ma solitamente gli imprenditori stranieri devono preparare alcuni documenti per confermare la propria identità e definire le caratteristiche principali della società, quali la ragione sociale, la sede fisica, i settori di attività, gli investitori (azionisti) e i responsabili delle decisioni aziendali (dirigenza).

Il numero di identificazione fiscale rilasciato in Portogallo è uno di quei documenti fondamentali necessari nelle diverse fasi delle procedure finanziarie, sociali e amministrative. In alcuni casi, oltre a quelli sopra menzionati, potrebbero essere richiesti ulteriori documenti o una rappresentanza legale, a seconda della posizione e dello status del fondatore.

Una volta preparati tutti i dettagli e i documenti necessari, la società potrà presentare la documentazione formale, sottoporsi a una serie di procedure necessarie per la costituzione e la registrazione, ecc. La costituzione non è un punto di arrivo; molte questioni successive alla costituzione richiedono la vostra attenzione, come l’iscrizione fiscale, l’organizzazione contabile, l’iscrizione alla previdenza sociale, l’apertura dei conti aziendali e la segnalazione dei beneficiari.

Ciò significa che non dovreste considerare la procedura di registrazione della società come un semplice passaggio amministrativo di compilazione di moduli. La costituzione di una società è solo la prima parte, e dovrete comunque assicurarvi che tutti i vostri obblighi legali siano adempiuti correttamente per tutta la durata della società.

La pianificazione fiscale e la conformità normativa devono essere affrontate tempestivamente

Le questioni fiscali dovrebbero essere affrontate prima della costituzione, piuttosto che quando la società inizia a svolgere la propria attività. Gli obblighi fiscali di una società possono essere determinati dalla sua forma giuridica, dalla natura dell’attività, dal fatturato, dalle dimensioni dell’organico e dal fatto che i titolari della società siano residenti fiscali.

Potrebbe essere necessario che la società si occupi dell’imposta sul reddito delle società, dell’IVA, delle buste paga, della previdenza sociale e degli obblighi di informativa finanziaria. Le leggi in materia commerciale sono soggette a modifiche; pertanto, affidarsi a fonti online e a informazioni non aggiornate potrebbe causare problemi inutili.

Esperti legali e di revisione contabile locali portoghesi possono aiutare gli imprenditori a determinare quali registrazioni e notifiche siano necessarie nel loro caso specifico. Questo tipo di consulenza è particolarmente utile per gli stranieri che potrebbero non essere a conoscenza delle formalità amministrative portoghesi.

Sfide comuni per i fondatori internazionali

Non è raro che gli stranieri che si avventurano nel mondo degli affari in un altro Paese si trovino ad affrontare sfide pratiche con cui i fondatori locali non devono nemmeno fare i conti: culture linguistiche diverse, le difficoltà nell’ottenimento del numero di identificazione o la complessità nel comprendere le procedure documentali, l’apertura di conti bancari aziendali e i rapporti con vari enti governativi possono rendere l’esperienza piuttosto opprimente.

Un altro errore classico è quello di considerare solo le spese una tantum di registrazione senza tenere conto dei futuri oneri di conformità. È emerso che la contabilità e le dichiarazioni fiscali, le disposizioni relative alla sede legale, la gestione delle buste paga e i servizi di consulenza potrebbero alla fine rientrare nelle spese operative ordinarie della società.

Di conseguenza, un piano aziendale che sia realmente radicato nella realtà dovrebbe includere anche i costi di costituzione della società e quelli relativi agli obblighi ricorrenti. L’imprenditore viene così portato a comprendere appieno la portata della gestione di un’impresa in Portogallo.

Fare il passo successivo con una migliore preparazione

Per gli imprenditori che desiderano rivolgersi a ICON Partners o parlare con il proprio consulente professionale prima di avviare l’attività, è consigliabile cercare fornitori di servizi e preparare in anticipo le domande da porre per rendere la consulenza più efficace. L’obiettivo non dovrebbe essere semplicemente quello di completare la registrazione il più rapidamente possibile, ma piuttosto di creare una struttura che si adatti ai piani a lungo termine dell’azienda.

Il Portogallo offre agli imprenditori internazionali un solido punto d’appoggio in Europa; tuttavia, è una preparazione accurata a fare la differenza nella costituzione di un’impresa di successo. Una volta compreso cosa comporta la forma societaria scelta, come vengono preparati e conservati i vari documenti e quali saranno i vostri obblighi fiscali, oltre a conoscere tutte le azioni da intraprendere dopo la registrazione della società, sarete in una posizione molto migliore per fare le scelte giuste ed evitare problemi inutili.

Con una pianificazione adeguata e la consulenza di esperti, l’avvio della vostra attività in Portogallo dovrebbe trasformarsi in una mossa commerciale ben ponderata e non in un complesso onere amministrativo.