Com o acesso do país ao mercado da União Europeia, infraestruturas bem desenvolvidas, um ecossistema de startups em franca expansão e um clima empresarial relativamente favorável, o país deve, sem dúvida, figurar na lista de locais a considerar para os estrangeiros que pretendem criar uma empresa. Por outro lado, gerir uma empresa a nível internacional é um pouco mais do que apenas escolher uma nova ideia de negócio e registar a denominação social. Compreender a forma jurídica da empresa, os documentos necessários a apresentar, as obrigações fiscais e as formalidades administrativas são passos cruciais que é necessário dar antes de se comprometer com um empreendimento empresarial.

Para os empreendedores que estão a considerar o registo de uma empresa em Portugal, o processo torna-se muito mais fácil quando cada etapa é planeada na ordem correta.

Por que razão os empreendedores estrangeiros optam por Portugal

Portugal é a porta de entrada através da qual uma empresa pode aceder a todo o mercado da União Europeia e continuar a beneficiar de um clima empresarial altamente favorável a operadores nacionais e estrangeiros. Tanto Lisboa como o Porto construíram ecossistemas verdadeiramente sólidos em torno da tecnologia, do turismo, dos serviços profissionais e das startups, e outras regiões podem oferecer custos operacionais diversificados e outras opções.

Os fundadores de startups de todo o mundo podem beneficiar da maturidade do setor bancário, jurídico, contabilístico e de serviços empresariais de Portugal. O país está sujeito à regulamentação da UE e pode tornar-se a sede de uma empresa que pretenda fazer negócios com clientes ou parceiros europeus a longo prazo.

Dito isto, a decisão de estabelecer uma empresa em Portugal deve depender, na verdade, da natureza do empreendimento. Os clientes-alvo, as projeções de volume de negócios, as necessidades de pessoal, a tributação e a escolha do fundador quanto ao seu local de residência são alguns dos fatores a analisar antecipadamente.

Escolher a Estrutura Empresarial Adequada

A seleção da entidade jurídica adequada é uma das primeiras decisões que uma empresa deve tomar. Normalmente, a escolha da opção adequada é ditada por fatores como o número de sócios (acionistas), os planos de investimento futuros, a distribuição das funções de gestão e o grau de proteção de responsabilidade de que a empresa necessita.

Em Portugal, a sociedade por quotas (Lda.) é uma escolha popular, especialmente para as pequenas e médias empresas. Para além da proteção conferida pela personalidade jurídica distinta, uma empresa pode exercer a sua atividade com um único acionista ou com vários acionistas em conjunto.

Os fundadores podem fazer uma escolha informada se, para além da constituição inicial, forem considerados mais fatores que determinarão a adequação de uma estrutura, por exemplo, o cumprimento das obrigações de contabilidade corrente, os requisitos de governação empresarial, a tributação, os acordos entre acionistas e os requisitos de investimento futuros.

O que envolve o processo de registo?

Os passos necessários para concluir o processo podem variar ligeiramente consoante a situação da empresa, mas, normalmente, os empresários estrangeiros têm de preparar alguns documentos para confirmar a sua identidade e definir as características importantes da empresa, tais como a sua denominação, localização física, áreas de atividade, investidores (acionistas) e decisores empresariais (administração).

Um Número de Identificação Fiscal emitido em Portugal é um desses documentos essenciais, necessário em diferentes fases dos procedimentos financeiros, sociais e administrativos. Em alguns casos, poderá também ser necessária mais documentação ou representação legal, para além dos já mencionados, dependendo da posição e do estatuto do fundador.

Depois de ter todos os detalhes e documentos necessários preparados, a empresa pode então apresentar a documentação formal, submeter-se a uma série de procedimentos necessários de constituição e registo, etc. A constituição não é um fim em si mesma; muitas questões pós-constituição requerem a sua atenção, tais como o registo fiscal, a organização da contabilidade, o registo na segurança social, a abertura de contas da empresa e a comunicação dos beneficiários.

Isto significa que não deve encarar o procedimento de registo da empresa apenas como mais um passo administrativo de preenchimento de formulários. A constituição de uma empresa é apenas a primeira parte, e terá ainda de garantir que todas as suas obrigações legais são cumpridas devidamente ao longo de toda a vida da empresa.

As questões fiscais e de conformidade devem ser planeadas com antecedência

As questões fiscais devem ser tratadas antes da constituição da empresa, e não quando esta começa a exercer a sua atividade. As obrigações fiscais de uma empresa podem ser determinadas pela sua forma jurídica, natureza da atividade, volume de negócios, dimensão da força de trabalho e pelo facto de o(s) proprietário(s) da empresa ser(em) residentes fiscais.

Pode ser necessário que a empresa lide com o imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas, o IVA, a folha de pagamentos, a segurança social e a divulgação de informações financeiras. A legislação empresarial está sujeita a alterações; por isso, pode dar origem a problemas desnecessários se se basear em fontes online e em informações desatualizadas.

Os especialistas locais em direito e auditoria portugueses podem ajudar os empreendedores a determinar quais os registos e notificações necessários no seu caso específico. Este tipo de aconselhamento é especialmente útil para estrangeiros que possam não estar a par das formalidades administrativas portuguesas.

Desafios comuns para fundadores internacionais

Não é raro que os estrangeiros que se aventuram no mundo dos negócios noutro país se deparem com desafios práticos com os quais os fundadores locais nem sequer têm de se preocupar: diferenças culturais e linguísticas, a dificuldade em obter um número de identificação ou o incómodo de compreender os procedimentos de documentação, abrir contas bancárias empresariais e lidar com vários departamentos governamentais podem tornar a experiência bastante avassaladora.

Outro erro clássico é considerar apenas as despesas pontuais de registo, sem ter em conta os futuros encargos de conformidade. Verificou-se que a contabilidade e as declarações fiscais, a organização da sede social, a gestão da folha de pagamentos e os serviços de consultoria podem, eventualmente, vir a ser contabilizados nas despesas operacionais regulares da empresa.

Consequentemente, um plano de negócios que se baseie realmente na realidade deve também abranger os custos de constituição da empresa e os custos das obrigações recorrentes. O empresário é levado a perceber toda a dimensão da gestão de um negócio em Portugal.

Dar o Próximo Passo com uma Melhor Preparação

Para os empreendedores que pretendam visitar a ICON Partners ou falar com o seu consultor profissional antes de iniciar o seu negócio, procurem prestadores de serviços e pensem nas questões com antecedência para tornar a consulta mais eficaz. A intenção não deve ser apenas concluir o registo o mais rapidamente possível, mas sim criar uma estrutura que se adapte aos planos a longo prazo da empresa.

Portugal oferece aos empreendedores internacionais uma base sólida na Europa; no entanto, é uma preparação minuciosa que distingue a constituição bem-sucedida de uma empresa. Assim que compreender o que implica a forma jurídica escolhida, como os diferentes documentos são preparados e arquivados e quais serão as suas obrigações fiscais, bem como tudo o que precisa de fazer após o registo da empresa, estará em muito melhor posição para tomar as decisões certas e evitar problemas desnecessários.

Com um planeamento adequado e aconselhamento especializado, o lançamento do seu negócio em Portugal deverá tornar-se uma jogada empresarial bem ponderada e não um fardo administrativo complexo.